Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

 

Cílem tohoto dokumentu je v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen jako „GDPR“), poskytnout subjektům údajů úplné informace o zpracování jejich osobních údajů společností KF AVIATION s.r.o. (dále jen „Společnost“ nebo „KFA“), zejména o tom, jaké jejich osobní údaje, pro jaký účel a jakým způsobem budou zpracovávány, komu mohou být jejich osobní údaje zpřístupněny, jakož i o jejich právech ve vztahu ke zpracovávání jejich osobních údajů.

 

1. Definice základních pojmů

V tomto dokumentu jsou používány slova a slovní spojení (pojmy), kterým je v souladu s příslušnými právními předpisy přiřazen tento význam:

• Osobní údaj - veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby
• Subjekt údajů znamená fyzickou osobu, ke které se osobní údaje vztahují, jde tedy zejména o naše klienty, zaměstnance, dodavatele a další subjekty
• Zpracování osobních údajů  znamená jakoukoliv operaci nebo soustavu operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, jako je např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení, omezení, výmaz, zničení
• Správce osobních údajů znamená obecně subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, zpracovává osobní údaje a odpovídá za toto zpracování, pro účely této Informace je správcem osobních údajů zde jmenovaných subjektů údajů KFA
• Příjemce osobních údajů znamená každou fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty
• Zpracovatel osobních údajů fyzická nebo právnická osoba či jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro KFA a na základě pokynů KFA
• Souhlas jakýkoliv svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů
• Citlivé osobní údaje speciální kategorie osobních údajů, která zahrnuje údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, údaje o zdravotním stavu, sexuální orientaci, genetické a biometrické údaje
• Úřad pro ochranu osobních údajů znamená Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ: 170 00, tel. č. +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz

 

2. Případy zpracování osobních údajů

KFA zpracovává osobní údaje subjektů údajů v následujících případech:

• v souvislosti s poskytováním služeb klientům
• v souvislosti s náborem nových zaměstnanců a zaměstnáváním stávajících zaměstnanců
• v souvislosti s prohlížením našich webových stránek
• v souvislosti se zasíláním obchodních sdělení týkajících se námi poskytovaných služeb
• v souvislosti s odebíráním zboží a služeb od našich dodavatelů

 

3. Kategorie osobních údajů

Mezi osobní údaje, které jsou standardně zpracovávány KFA, patří následující údaje (uvedený výčet je demonstrativní a nevylučuje zpracování i dalších osobních údajů, které nám poskytnete):

• Identifikační údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození a podle okolností i jiné (např. povolání nebo pracovní zařazení, číslo OP, číslo pasu, číslo ŘP, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu apod.)
• Kontaktní údaje: adresa bydliště, adresa pracoviště, telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky
• Fotografie: v případě některých klientů jako součást důkazního materiálu, v případě zaměstnanců na webových stránkách KFA
• Citlivé údaje: dle povahy konkrétního případu můžeme zpracovávat i citlivé údaje klientů či zaměstnanců (např. údaje o členství v odborové organizaci či údaje o zdravotním stavu)
• Údaje z tzv. cookies při návštěvě našich webových stránek: např. zvolený jazyk, standardní měření návštěvnosti webových stránek. KFA nezpracovává údaje o IP adrese, poloze návštěvníků apod.
• Další údaje od zájemců o spolupráci při poskytování služeb KFA či uchazečů o zaměstnání: údaje v životopisu, v motivačním dopisu, v zápočtovém listu/potvrzení o zaměstnání nebo doporučení od bývalého zaměstnavatele
• Další údaje zaměstnanců: veškeré údaje související s výkonem práce pro KFA (např. druh práce a pracovní zařazení, údaje o pracovních výkonech a výsledcích, platové a mzdové informace, informace o sociálním a zdravotním pojištění apod.)

 

4. Účely a právní důvod pro zpracování osobních údajů

KFA zpracovává výše uvedené osobní údaje za následujícími účely, a to na základě níže uvedených právních důvodů zpracování (pro větší přehlednost jsou jednotlivé účely a právní důvody zpracování uvedeny vždy ve vztahu k jednotlivým kategoriím zpracovávaných osobních údajů, jednotlivé účely a právní důvody zpracování se mohou v některých případech překrývat):

 

Kategorie osobních údajů	Účel(y) zpracování	Právní důvod(y) zpracování
Identifikační údaje	identifikace a evidence klientů, zaměstnanců, dodavatelů a dalších subjektů	uzavření a plnění smlouvy (o zprostředkování, o poskytování konzultačních služeb, o spolupráci, pracovní smlouvy nebo DPP či DPČ, či jiné smlouvy) plnění právních povinností (např. dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti)
Kontaktní údaje	komunikace se subjekty údajů zasílání obchodních sdělení klientům / na základě předchozího souhlasu	uzavření a plnění smlouvy oprávněný zájem
Fotografie	uplatňování a hájení práv a nároků klientů (např. nutnost předložit fotografie klientů jako důkazní materiál) marketingové účely (fotografie zaměstnanců na webu)	plnění smlouvy o zprostředkování, o poskytování konzultačních služeb, o spolupráci souhlas zaměstnanců
Citlivé údaje	uplatňování a hájení práv a nároků klientů ochrana zdraví zaměstnanců a zajištění bezpečného pracovního prostředí	uplatňování nebo hájení právních nároků plnění povinností a výkon zvláštních práv v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů v případě, že není fyzicky nebo právně způsobilý udělit souhlas
Údaje z tzv. cookies na webových stránkách	např. měření návštěvnosti webu nebo přizpůsobení zobrazení webových stránek	oprávněný zájem na řádném fungování webových stránek
Další údaje uchazečů o zaměstnání	posouzení kvalit a způsobilosti vykonávat sjednaný druh práce	uzavření a plnění pracovní smlouvy (či DPP/DPČ) uplatňování nebo hájení právních nároků souhlas (v případě dalšího uchování údajů neúspěšného uchazeče pro případ zájmu o spolupráci v budoucnu)
Další údaje zaměstnanců	evidence zaměstnanecké agendy posouzení a hodnocení pracovních výkonů plnění práv a povinností zaměstnavatele	plnění pracovní smlouvy (či DPP/DPČ) plnění povinností zaměstnavatele uložených aplikovatelnými právními předpisy

 

5. Doba zpracování osobních údajů

5.1. KFA zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, pro který byly shromážděny nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

5.2. Některé údaje jsou uchovávány pouze po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po skončení tohoto vztahu jsou zlikvidovány (např. fotografie zaměstnanců).

5.3. Další údaje jsou uchovávány i určitou dobu po skončení smluvního vztahu. KFA je totiž povinna respektovat archivační lhůty vyplývající z příslušných právních předpisů a určité dokumenty, včetně osobních údajů v nich uvedených, tak musí archivovat po pevně stanovenou dobu (např. zaměstnanecké dokumenty po dobu 3 až 30 let).

5.4. Některé další dokumenty obsahující osobní údaje KFA v nezbytném rozsahu uchovává pro účely uplatňování a hájení svých právních nároků, a to po dobu trvání promlčecích lhůt podle obecně závazných právních předpisů (3 až 15 let).  

5.5. Údaje z tzv. cookies na webových stránkách KFA uchovává pouze po dobu nejdéle 13 měsíců.

5.6. Jakmile uplyne doba, po kterou jsou osobní údaje subjektů údajů uchovávány pro konkrétní účel, KFA osobní údaje anonymizuje či je zcela vymaže z vlastních databází a informačních systémů a papírové dokumenty obsahující osobní údaje skartuje.

 

6. Zdroje osobních údajů

KFA získává osobní údaje z těchto zdrojů:

• přímo od subjektů údajů
• od klientů
• od orgánů veřejné moci
• od protistrany či zástupce protistrany klienta
• z veřejně přístupných zdrojů (veřejné rejstříky, veřejné evidence či seznamy, informace veřejně dostupné na internetu, které subjekt údajů sám o sobě zveřejňuje)
• od bývalých zaměstnavatelů (např. informace uvedené v zápočtovém listu/potvrzení o zaměstnání nebo v doporučení od bývalého zaměstnavatele)

7. Způsob zpracování osobních údajů

7.1. Ke zpracování osobních údajů subjektů údajů dochází jak v elektronické formě prostřednictvím výpočetní techniky, tak v listinné formě manuálním způsobem. KFA má implementovány vhodné technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, které zpracovává, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů (např. šifrování, zabezpečení přístupu heslem, bezpečnostní software, uchovávání v uzamčených skříních či prostorech, přístup povolen pouze vybraným osobám, které osobní údaje nevyhnutně potřebují k plnění výše uvedených účelů zpracování). Veškeré osoby, kterým mohou být tyto osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí, jsou vázány povinností mlčenlivosti a jsou povinny postupovat dle právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. KFA rovněž požaduje, aby poskytovatelé datových úložišť splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení.
7.2. U subjektů údajů nedochází v rámci zpracovávání jejich osobních údajů k automatizovanému rozhodování ani profilování.

8. Kategorie příjemců osobních údajů

8.1. KFA předává, resp. může předávat (pouze některé) osobní údaje subjektů údajů těmto příjemcům:

• orgánům veřejné moci (např. soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení), v případech, kdy tak stanoví právní předpisy
• dalším subjektům, pokud to je nezbytné pro ochranu práv (např. pojišťovnám při uplatnění pojistného nároku)
• poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon činnosti KFA (např. právní, účetní a daňoví poradci, poskytovatelé IT služeb, překladatelská agentura apod.). K těmto účelům KFA vybírá pouze důvěryhodné subjekty, které jsou ve vztahu k nakládání s osobními údaji smluvně vázány povinností mlčenlivosti, jakož i k dalším povinnostem k ochraně osobních údajů ve smyslu příslušných právních předpisů.

 

9. Práva subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

9.1. V souvislosti se zpracováváním osobních údajů KFA mají subjekty údajů následující práva:

• Právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má přístup ke všem osobním údajům, které KFA o něm zpracovává. V případě, že o to subjekt údajů požádá, poskytne mu KFA kopii těchto údajů ve strukturovaném formátu do jednoho měsíce od žádosti, za podmínky, že předáním těchto informací nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob (není tedy ve všech případech možné poskytnout informace, které jsou např. předmětem obchodního tajemství, duševního vlastnictví nebo autorského práva, informace, které tvoří know-how KFA a/nebo třetích osob - např. poskytovatelů software, i když souvisejí se zpracováním osobních údajů subjektu údajů, který podal žádost o přístup k těmto údajům). Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob poskytnutí.
• Právo na opravu: V případě, že o tom subjekt údajů KFA informuje nebo ji o to požádá, KFA opraví/aktualizuje nepřesné/neaktuální osobní údaje, a to bez zbytečného odkladu.  
• Právo na výmaz (tzv. „právo být zapomenut“): Osobní údaje subjektů údajů budou bez zbytečného odkladu vymazány po naplnění jednoho z následujících důvodů:
  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány
  • subjekt údajů odvolá souhlas, pokud byly osobní údaje zpracovávány na základě tohoto souhlasu a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
  • subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování  
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti (tedy např. prostřednictvím webového kontaktního formuláře)
  • osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo právním řádem České republiky

Osobní údaje nelze vymazat, pokud je zpracování nezbytné pro plnění právních povinností nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.

• Právo na odvolání souhlasu: Osobní údaje nebudou dále zpracovávány, pokud subjekt údajů odvolá souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování.  
• Právo na omezení zpracování: Zpracování osobních údajů subjektu údajů bude omezeno v těchto případech:
  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby KFA mohla přesnost osobních údajů ověřit  
  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití  
  • KFA již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro uplatnění nebo hájení právních nároků
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody KFA pro zpracování převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů

Omezení zpracování tedy znamená, že zatímco údaje jsou stále uchovávány, nebudou moci být jinak zpracovávány, dokud nebude možné omezení zrušit. V případě, že je tedy zpracování osobních údajů omezeno, budou tyto osobní údaje zpracovávány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu uplatňování nebo hájení právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. O zrušení omezení zpracování osobních údajů KFA subjekt údajů informuje předem.     

• Právo na přenositelnost osobních údajů: Jestliže o to subjekt údajů požádá a je-li to technicky proveditelné, předá KFA jeho osobní údaje jinému správci, a to v běžně používaném, strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku proti zpracování: jestliže je účelem zpracování oprávněný zájem KFA a subjekt údajů vznese námitku proti tomuto zpracování, osobní údaje se dále nezpracovávají, pokud neexistují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.
• Vznesení stížnosti: Subjekt údajů má právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů ve vztahu ke zpracování jeho osobních údajů KFA.

9.2. Výše uvedená práva může subjekt údajů uplatnit u KFA prostřednictvím formuláře žádosti, který je ke stažení zde:

Žádost je možné zaslat emailem na adresu: GDPR@kf-aviation.com, nebo poštou na adresu:

KF AVIATION s.r.o.

Kaprova 42/14

110 00 Praha - Staré Město

10. Závěrečná ustanovení

10.1. Veškeré opravy, výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů KFA oznámí i jednotlivým zpracovatelům KFA s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.  

10.2. Pokud o to subjekt údajů požádá, sdělí mu KFA konkrétní příjemce jeho osobních údajů, kterým KFA jeho osobní údaje předává.  

   
10.3. Tato informace bude v budoucnu pravidelně aktualizována.

 

KF AVIATION s.r.o.

Poslední aktualizace dne 29. 6. 2023